SCF : Ce que les systèmes informatiques devraient vous procurer.
Imaginez: Vous êtes assis, en pleine relaxation, à la veille de la mise en place du nouveau système comptable et financier (SCF) et vous savez que le système informatique de votre entreprise vous assurera une transition sans perturbation. Vous ne stressez pas.
Vous êtes en mode de pilotage automatique et la piste d’atterrissage est en vue !
Vous ne rêvez pas. Cette transition peut effectivement bien se passer, grâce aux éditeurs de logiciels. Il y a également les développeurs internes d’entreprises qui sont autant professionnels et qui ont la lourde responsabilité de veiller à une migration des systèmes informatiques réussie.
Les éditeurs de logiciel sont des professionnels qui interviennent dans la conception et le développement de solutions informatiques pour les commercialiser. Dans le cas des applications comptables développées pour le marché, il s’agit de logiciels standards désignés le plus souvent comme progiciels.
De nombreux d’éditeurs se sont intéressés à la mise en place du SCF, puisque le nouveau référentiel comptable comprend un nouveau plan de comptes et un nouveau format d’états financiers et sans cette mise à niveau de leurs progiciels, il en découlerait une mévente.
Mais comment pourraient-ils l’ignorer puisque le maintien de leur activité en dépend.
Nonobstant cet impératif de survie, le SCF est lui-même régi par un décret exécutif fixant les conditions et modalités de tenue de la comptabilité au moyen de systèmes informatiques[1]. C’est dire que lorsque le législateur précise les normes de ce domaine, tant le sujet est d’importance et sérieux, les éditeurs informatiques ne doivent pas rester sur des formules de développement artisanal.
Du côté des régulateurs, il n’y a pas à proprement parler d’interventionnisme sur l’action des éditeurs, le Conseil National de la Comptabilité laisse la libre entreprise agir par une sélection naturelle du marché pour que les meilleurs éditeurs émergent.
Le système informatique est défini, par le décret exécutif n° 09-110 du 07 avril 2009, comme une combinaison de ressources matérielles et de programmes informatiques qui permet l’acquisition d’informations, selon une forme conventionnelle ou réglementaire, le traitement de ces informations et la restitution des données ou de résultats, sous différentes formes.
Du côté des entreprises, la migration vers un nouveau système comptable mérite de la part des dirigeants une attention particulière. Comme à l’occasion de la mise en place d’une nouvelle application, un plan de passage doit être arrêté.
La pertinence du choix entre l’externalisation du développement ou une application interne peut se poser ou encore le simple choix d’une application de type progiciel.
La dimension de l’application et son intégration sont autant de facteurs de choix, de même que la décision entre un remplacement radical d’application ou une simple substitution peuvent se présenter.
Restent les calendriers et les évaluations de parcours pour apprécier l’implémentation et initier les corrections de déviations éventuelles.
Quant à l’ardoise, autant apprécier le rapport coût-avantage avant de passer la commande, car très peu d’éditeurs auront assimilé les nouvelles versions comme une simple mise à jour livrable gratuitement.
Il est vrai que du côté des éditeurs, l’effort et les engagements sont de taille et qu’ils méritent rémunération
Si techniquement, la migration de système repose principalement sur une table de correspondance entre le plan de comptes du Plan Comptable National (PC N) et le nouveau plan du SCF, avec en sortie des nouveaux formats d’états financiers, les éditeurs doivent également intégrer :
– la prise en charge de la phase de transition, notamment pour assurer la comparabilité des données à celles de l’exercice 2009 ;
– les garanties d’intégrité des bases de données et des éditions afin que ces dernières puissent être utilisées comme moyen de preuve ;
– l’identification des utilisateurs à chaque session avec des habilitations prédéfinies ;
– la documentation des applications ;
– la conformité des états aux dispositions légales et réglementaires qui le régissent, en tenant compte du croisement des différentes législations et réglementations ;
– les procédures de validation interdisant toute modification ou suppression de renseignements.
Les standards de base reposent évidemment sur la nécessité de pouvoir suivre toute opération en relation avec la pièce justificative qui l’appuie. Le système de traitement doit établir des éditions informatiques qui doivent être identifiées, numérotées et datées dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.
Enfin pour consacrer leur professionnalisme, les éditeurs doivent formaliser leur engagement aux utilisateurs quant à la conformité du logiciel aux prescriptions du décret portant conditions et modalités de tenue de la comptabilité au moyen de systèmes informatiques ; de même qu’ils s’engagent à fournir, à la requête des agents de la contrôle fiscaux ou à l’auditeur habilité par la loi, qui en feraient la demande justifiée, la documentation technique du logiciel de comptabilité.
Ils ne devront pas omettre que les meilleurs progiciels comptables sont ceux qui sont interfacés avec d’autres applicatifs comme ceux de la gestion des immobilisations, de la gestion commerciale ou encore de la gestion des paies et du personnel.
Ainsi dans le cas du suivi des immobilisations et de leurs amortissements, ils gagneront à anticiper sur les problématiques d’identification par composant séparé lorsque les éléments constitutifs de l’immobilisation ont des durées d’utilité différentes ou procurent des avantages économiques selon un rythme différent.
Ce sont autant de domaines où les automatismes épargneront bien des tracas aux utilisateurs des progiciels et aux dirigeants d’entreprises.
Le cas des activités spécifiques tel que les banques, les assurances, les transports maritime et aérien, la construction et toute activité assortie de contrats à long terme mérite des applicatifs dédiés, car au-delà d’une simple translation de plan de comptes, c’est toute une culture comptable qui migre vers de nouveaux traitements qui sont intégrés avec les spécificités des métiers de chacune de ces entreprises.
Les systèmes informatiques doivent également respecter les procédures fiscales en vigueur, de même qu’en conformité avec les dispositions du code des procédures fiscales, le contrôle par l’administration fiscale doit porter sur l’ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l’élaboration des déclarations rendues obligatoires par la législation fiscale ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements.
Pour l’instant la seule disposition codifiée relative à des supports informatiques pour les obligations déclaratives est contenue dans l’article 224 du code des impôts directs qui prévoit que l’état des opérations effectuées dans les conditions de gros pour justification de la réfaction en matière de taxe sur l’activité professionnelle (TAP) est communiqué sur support informatique. Dans la pratique, certaines structures de l’administration fiscale acceptent également de recevoir sur support informatique la déclaration annuelle des traitements et salaires avec les retenues d’IRG correspondantes.
Il reste toujours à bousculer le formalisme requis pour les renseignements à porter au livre-journal et au livre d’inventaire, qui restent figés à l’image des anciennes organisations manuscrites interdisant les blancs, les altérations et les transports en marge.. La rédaction des articles 9 à 11 de notre code de commerce en reste encore nostalgique.
A ce sujet le décret exécutif fixant les conditions et modalités de tenue de la comptabilité au moyen de systèmes informatiques pourrait être le précurseur d’une innovation dès lors qu’il requiert que les logiciels de comptabilité doivent produire au moins mensuellement un journal centralisateur regroupant, par journal utilisé, les totaux de l’ensemble des opérations enregistrées au cours du mois.
Il est également précisé que la centralisation doit faire apparaître l’ensemble des totaux des journaux comptables.
Pour l’instant la rédaction de l’article 191 du code des impôts directs demeure avec la menace de rejet de comptabilité lorsque la tenue des livres comptables n’est pas conforme aux dispositions des articles 9 à 11 du code du commerce
Il restera à l’administration fiscale d’innover et pourquoi pas qu’elle prévoit comme cela n’a jamais existé dans certains pays, voire comme cela a été supprimé dans d’autres, de supprimer la cote et le paraphe des registres légaux et de ne les maintenir que pour les comptabilités tenues au moyens de systèmes manuels.
[1] Décret exécutif n° 09-110 du 07 avril 2009.
